2020-02-26 10:12:00

会议室预定系统解决方案

IPAVS会议室预定系统解决方案

【了解IPAVS会议室预定系统详细介绍,可以点击这里,您也可以致电021-56511581

基于目前许多大中型企业手工化管理会议室,各楼层的会议室空闲-预定情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用/预定管理,避免资源的冲突。由融靖电子自主研发的基于B/S结构的IPAVS会议室预定管理系统,用户只需要通过互联网即可随时了解每个会议室的当前状态和预定情况,提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间。

一、用户需求及答复
1.1、支持多会场管理,短信会议提醒,邮件会议提醒,能够和第三方对接接口,后台能将各会场使用情况数据分析整理。
答:ENC-MEETING会议发布系统支持上述功能。
1.2、可以在会议室门口实现会议信息实时显示
答:ENC-MEETING会议系统可以在会议室门口通过会议发布终端一体机实时接收会议信息。
1.3、提供会议发布终端参数,支持如下功能: 1). 显示会徽会标、LOGO、单位名称等各项信息;2). 单行或多行滚动显示不同会议主题、会议图片;3). 支持同步播放会议状态;4). 显示会议室预订情况;5). 支持后台集中控制管理:
答:完全支持,ENC-TS10L支持在线集中管理,显示会议室实时预定状态,支持同步会议信息展示。根据用户需求定制徽标、LOGO、单位名称等信息 ENC-TS10L会议发布终端,采用自主设计嵌入式硬件,显示屏支持通过灯光颜色显示会议室当前的状态,绿色为空闲状态,红色为会议室占用状态,员工在远处即可直观的看到当前会议室是否空闲。更能有效的提高会议室使用效率。
产品特色:
安卓系统:自主嵌入式硬件设计、安卓系统优化和定制;
平板显示:10. 1寸多点触控电容屏;
LED灯条: 正面灯圈、灯带或侧面灯带,让会议状态一目了然;
网络连接:   支持有线网络通信;
无线连接:支持Wi Fi与蓝牙通信;
结构设计:全铝工艺或铝加塑料的设计, 科技和美学的完美结合;
供电方式:支持POE供电, 工程实施更便捷;
刷卡签到:支持刷卡进行签到。


 
 

1.4、会议发布系统需求:
B/S架构,支持单用户或多用户查询会议室使用情况,进行会议室预定;支持邮件通知,支持电子签到及会议自动取消,支持现场临时预订,支持第三方系统接口。
答:完全支持。ENC-MEETING会议室预定系统采用B/S架构,支持多种预定方式,以及多用户、单用户的预定的方式,会议预定成功以后,支持邮件通知与会人员。支持电子签到及会议自动取消,支持现场临时预定,提供第三方系统接口。

二、解决方案说明:
通过对用户需求的了解,我们建议配置如下:
会议室门口前端:会议室门口配置12寸会议发布一体机终端各1台。用户一共有36间会议室,每间会议室配置一台12寸的会议发布屏。可以采用POE供电的方式。只需要布置一根网线即可。
服务器端:   配置一台服务器,安装ENC-MEETING会议预定管理系统。实现会议发布功能和信息发布功能。

会议室预定系统安装示意图


2.1、系统优势:
• 系统从采用大数据处理模式,自动定位楼层、自动定位区域、整个会议流程无须认为干预,全自动化管理。
• 采用先进的体感技术(红外+微波探测技术)(目前市场上大部分都是红外探测),实时监测会议室是否有人状态,连续3次监测到无人,自动释放会议室。
• 支持会议室的预约管理,日历视图展示,可按时间段及会议室要求快速检索可用会议室。通过日历视图模式快速预览各会议室月、周、日的会议安排情况。
• 支持会议查询,未开始、进行中及已完成状态会议的检索。
• 支持多种签到方式,人脸识别、IC卡签到、二维码签到、指纹签到等等。
• 灵活的部门交叉授权方式,可以任意指定某个部门访问相应的会议室。
• 支持快速扫码预定模式,只需打开企业微信、钉钉、微信公众号等平台,直接扫描会议室显示屏的二维码,即可实现快速预定。
• 智能的会议管理模式,包括:会议时长限制、最长预定时间限制、审批次数限制、修改次数限制等等。从最大层面节约会议资源。提供会议总结、会议反馈、会议通知等会议功能。
• 支持会议室预约审批,会议室管理员审批后可使用。可以设置每间房间是否需要审批,配置不同的审批员审批不同的会议室。
• 支持iPhone、Android、Windows、Mac客户端及PC网页版,满足企业大多数接入终端需求。
• 支持预约会议选择参会人人员,自动发送会前通知及提醒。支持邮件、短信(阿里短信、腾讯短信)、微信(企业微信、公众号等)、钉钉消息多种渠道的通知
• 丰富的系统扩展功能,支持和门禁(指纹、IC卡等)、梯控、中控、灯控、人脸识别系统、二维码等对接。提供丰富的接口应对不同的应用场景模式。
• 支持Exchange会议资源服务整合,可通过Outlook进行会议室预约实现会议室的综合管理。
• 会议室门口显示屏支持POE供电、灯光状态显示。超薄设计、多尺寸可选择。并支持强大的信息发布功能。
• 支持会议室使用的统计分析,包括会议室占用统计、异常使用统计、会议室使用趋势分析等报表。提供会议计费功能。
• 支持权限管理:角色管理,按权限划分角色,包括企业管理员、会议管理员、审批管理员、普通员工四个角色。
•  提供语音呼叫应对系统,可以快速和服务人员小组取得联系。

2.2、系统设计


IPAVS会议室管理系统针对用户会议室的管理需求, 在36个会议室门口安置显示屏,可在显示屏上实时显示会议进行状态,另外在整个大楼布置20台42寸一体机用于信息发布。
根据用户需求,我们可以将需求分为4大功能:
*会议室调度管理功能
通过该系统,可以更合理的安排会议室的会议调度,每个会议室的使用情况可以实时的显示在大屏幕上,其他人员可以很直观的了解会议室的使用情况,以便安排会议,管理人员通过集中管理,更方便的实现会议室的调度.在每个会议室门口的显示屏上可以实时显示该会议室的会议进程,并可以直接点击预约。员工可以通过企业微信办公平台进行预约,也可以打开企业微信扫码快速预订。预订成功后系统自动发送消息给与会人员。
*信息发布功能
办公大楼可以通过信息发布系统实现办公信息发布、文化宣传窗口等信息的播放,系统根据制作好的节目单自动下载节目进行播放。管理人员可以通过管理软件发布及时消息和制作节目单。管理者可以在网络的任何地方通过权限连接到服务器对各支行营业网点实现远程集中管理。E-BOX管理服务器对所有网络播放器实现在线集中管理功能。除了显示视频等宣传视频外,同时可以显示整个楼层的会议进程功能。
*会议签到功能
ENC-MEETING会议预定系统支持多种方式的会议签到功能,支持刷卡签到、指纹签到、扫码签到、人脸识别签到等多种方式。同时也可以和门禁系统联通,实现只有与会人员 何才能刷卡进入会议室。避免开会期间其他人误入的可能。
*会议统计功能
ENC-MEETING会议预定系统支持会议统计功能,可以在会后对会议信息进行统计,比如签到人数、实到人数、会议时长、费用等等。并可将会议数据导出为EXCEL格式,同时也提供相应接口供第三方报表系统对接。

会议显示图(楼层会议室显示):

会议室预定系统显示图

终端显示图(会议室门口):

会议室门口显示屏

三、系统功能简介

1)、采用B/S架构,支持跨平台操作,系统使用php语言开发的B/S系统,数据库采用MYSQL SERVER,具有优良的可移植性、通用性、易用性及高可维护性。
2)、支持短信、邮件通知功能(短信需增加短信模块)。
3)、会议资源统筹分配:系统采用色块化区分各会议室状态,申请界面非常直观。
4)、用户权限控制灵活:权限控制采用模块化设计。
5)、系统安全性:系统通过用户认证安全、业务及网络安全、数据安全等多方面技术保障系统安全。
6)、私密会议室:允许将某个会议室单独指定给某个部门使用,其他部门无法预定该会议室
7)、紧急退订功能:对于已经审批通过的会议,如果该会议室有其他紧急安排,可以申请退订或取消。
8)、会议信息统计:会议预定系统可根据使用部门或者会议室进行统计,并导出统计结果(EXCEL格式)。
9)、计费功能:会议预定系统可根据申请会议时,提供的额外资源,在会议结束后,对所使用的额外资源进行计费统计(导出EXCEL),该功能主要面向出租型会议室。
10)、AD域用户同步功能:会议预定系统可在线导入WINDOWS 2003 \ WINDOWS 2008等系统的AD域用户。 并可以实现定时同步功能。
11)、会议状态灯光显示功能:在有些会议室无显示屏显示会议状态的情况下,可提供灯光状态显示功能,在开会期间,会议室灯光用红色灯光显示状态。
12)、会议审批功能:可根据实际使用需求,取消审批功能或者打开审批功能。
13)、会议室可视化预定:每个会议室可提供一张会议室相片,通过相片可查看会议室的环境
14)、提供二次开发接口 :根据用户需求,开放二次开发接口,方便和第三方平台融合。
15)、信息发布与会议信息定时切换:可以在没有会议的时间段播放公司宣传片和发布公司新闻,在会议期间系统自动切换到会议界面。
16)、支持会议反馈功能,在结束的会议上,可以对该会议室的硬件设备和其他问题进行反馈,反馈的问题会通过邮件通知管理员。
17)、支持会议总结功能:在会议结束后,会议申请人,可以通过会议总结功能,对改会议进行总结,并可以上传附件。提交后,会发送邮件给所有与会人员。
18)、支持和单点登录功能,可以从其他OA或第三方平台单点登录到会议预订平台,无需二次登录。
19)、支持指纹考勤功能,可以对参与会议人员,和未参与会议的人员,进行统计。

四、应用案例

融信集团会议预定系统
【融信集团会议预定系统】

红星集团会议预定项目
【红星集团会议预定项目】

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